Helhetlig risikostyring
PTS jobber kontinuerlig med å forbedre rutiner og kontroller knyttet til våre prosesser. Målet med arbeidet er å tilfredsstille kravene i økonomiregelverket, og å ha en oppdatert oversikt over virksomhetens risikoområder til enhver tid. Hvert år gjennomgår ledergruppen det overordnede risikobildet, og dette dokumenteres i en risikomatrise. Risikomatrisen dekker alle strategiske mål, systemer, prosesser og regelverk. Årets gjennomgang viste at risikoen innen de identifiserte områdene kunne håndteres med risikoreduserende tiltak. Imidlertid endret koronapandemien risikobildet. Tiltak for å opprettholde ordinær drift har hatt økt prioritet etter at pandemien inntraff. Vi har lagt stor vekt på å redusere fare for smitte og tap av bemanning, samt å legge til rette for tilfredsstillende hjemmekontorløsninger.
De viktigste risikoene og tilhørende tiltak i 2021 har vært knyttet til:
- Utsikter og økonomi – usikre utsikter
- gjøre hyppige økonomiske analyser som følge av høy usikkerhet i markedene våre kunder opererer i
- varsle departementet når det ligger an til at statsgarantien må utløses (når fondet nærmer seg 80 mill. kroner, dvs én måneds pensjonsutbetaling)
- Risiko knyttet til ressurs- og kompetansesårbarhet
- sørge for oppdaterte og dokumenterte rutinebeskrivelser til enhver tid
- drive kompetansedeling og ha overlappende kompetanse
- drive en aktiv lønns- og personalpolitikk
- leie inn ressurser for å kompensere for utfordringer med å rekruttere
- Fondsforvaltning – risiko for mulige tap
- følge styrets investeringsstrategi og anbefalinger fra rådgiver
- Risiko for manglende ivaretagelse av infrastruktur og systemer
- kjøpe tjenester for infrastruktur
- Risiko for manglende ivaretagelse av GDPR
- følge opp GDPR i virksomheten systematisk og strukturert
- gjennomgå informasjonssikkerhet i ledergruppen årlig
- ta opp GDPR som tema på allmøter
- Risiko for sikkerhetsbrudd – risiko for at PTS ikke oppfyller krav til konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet
- gjennomføre sikkerhetstester og bygge kompetanse og bevissthet blant medarbeidere
- gjennomføre tiltak for å redusere risiko for sikkerhetshendelser
- tette sikkerhetshull og oppgradere systemer
- Risiko knyttet til manglende ivaretagelse av EØS-regelverk, internasjonale forpliktelser og andre relevante lover og forskrifter
- følge opp eventuelle omgjøringer og prinsippsaker i Trygderetten
- gjennomføre årlig kontroll mot maritimt AA-register for å avdekke feil i innrapporteringen
- følge opp mål og resultater
- ha god internkontroll
- Risiko for at PTS ikke kan øke produktiviteten ytterligere hvis vi ikke får tilført nye oppgaver, fordi prosessene allerede er automatisert og vi er sårbare på grunn av minimumsbemanning
- opprettholde automatiseringsgraden
- Risiko for at tjenester og informasjon ikke er tilstrekkelig tilpasset medlemmenes og medlemsvirksomhetenes økte behov
- Ha oppmerksomheten rettet mot kunder og medlemmer
Virksomhetens overordnede risikostyring og internkontroll er forelagt styret, og vedtatt.
Økonomistyring og resultatoppfølging
PTS’ økonomirapportering er basert på et periodisert regnskap etter Norsk regnskapsstandard (NRS). I det månedlige virksomhetsstyringsmøtet gjennomgår ledelsen resultat- og målkort, regnskap/budsjett, utviklingstrekk i medlemsmassen og rammebetingelser. Videre blir status for avtalte aktiviteter og prosjekter gjennomgått, samt utvikling av sykefravær og lignende.
Etatsstyring
I 2021 har vi hatt to etatsstyringsmøter med Arbeids- og inkluderingsdepartementet (AID). I vårmøtet er årsrapporten hovedtema, mens i høstmøtet er virksomhetsrapporten sentral.
I styringsdialogen med AID har kompetansesituasjonen og EØS-regelverket vært sentrale områder.
Resultater i 2021
PTS har god måloppnåelse på alle overordnede mål til tross for pandemien. Vi har opprettholdt tilgjengelighet og svartid for våre kunder og medlemmer, samt opprettholdt saksbehandlingstiden på under en måned for pensjonssakene. Utover den ordinære driften har PTS hatt stor oppmerksomhet knyttet til planlegging av og forberedelser til den nær forestående flyttingen av infrastrukturen i virksomheten.